LAKESTONE LEGAL SERVICES S.A.S (en adelante, LAKESTONE LEGAL) establece los lineamientos para el tratamiento de datos personales de trabajadores, contratistas, clientes, proveedores, usuarios, solicitantes y, en general, cualquier persona natural titular de información (en adelante, los TITULARES), conforme a la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes. Correo de contacto: contacto@lakestonelegal.com. El uso del sitio www.lakestonelegal.com y las interacciones con LAKESTONE LEGAL implican la aceptación de esta Política.

I. Definiciones y conceptos

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
3. Dato personal: Información asociada a personas naturales determinadas o determinables.
4. Encargado del Tratamiento: Quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (LAKESTONE LEGAL).
5. Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre la base de datos (LAKESTONE LEGAL).
6. Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
7. Tratamiento: Operaciones sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
8. Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad o permiten discriminación (salud, biométricos, orientación, etc.).

II. Autorización de tratamiento

La información será tratada con autorización del Titular, otorgada por medios escritos, verbales o conductas inequívocas. LAKESTONE LEGAL conservará evidencia de las autorizaciones. No se requiere autorización cuando:

• a) Es requerida por autoridad pública o judicial;
• b) Es de naturaleza pública;
• c) Hay urgencia médica o sanitaria;
• d) Está autorizada por ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• e) Corresponde al Registro Civil.

III. Recopilación de datos personales

Se recopilan datos para prestar servicios jurídicos y gestionar relaciones comerciales/contractuales. Entre otros:

• Identificación: nombre, apellido, tipo y número de documento, fecha/lugar de expedición, firma, nacionalidad, fecha de nacimiento o muerte, edad.
• Ubicación: direcciones y datos de contacto personales y comerciales.
• Financieros y patrimoniales: información tributaria, crediticia, socioeconómica.
• Laborales: historia laboral, actividad económica.
• Otros necesarios para el cumplimiento del objeto empresarial.

Medios de recolección:

1. Formularios físicos o digitales (registro/inscripción/vinculación).
2. Interacción directa con personal autorizado.
3. Consultas a terceros que administren bases de datos (públicas/privadas) según la ley.
4. Interacciones del Titular con LAKESTONE LEGAL (compras, solicitudes, encuestas, visitas, eventos, etc.).

Los Datos Sensibles solo se recolectan con autorización expresa y para las finalidades previstas. El uso de cookies y tecnologías similares implica autorización inequívoca. Se podrá recolectar: URL, navegador, páginas visitadas, IP, clics, hipervínculos, nombre de usuario, imagen de perfil, consultas, entre otros.

Alcance: no cubre tratamientos de terceros fuera del control de LAKESTONE LEGAL ni sitios de terceros enlazados.

IV. Finalidades del tratamiento

1. Cumplir el objeto social.
2. Gestionar obligaciones legales, contractuales, tributarias, corporativas y contables.
3. Soporte en auditorías internas/externas.
4. Remitir información a autoridades cuando sea requerido.
5. Cumplir deberes como Responsable del Tratamiento.
6. Comunicar políticas, proyectos y transformaciones organizacionales.
7. Procurar satisfacción de los Titulares.
8. Diseñar y prestar beneficios, productos y servicios ajustados a necesidades.
9. Personalizar experiencia en la web.
10. Mantener canales de comunicación permanentes.
11. Atender PQRS y solicitudes.
12. Enviar información comercial y corporativa, invitaciones y eventos.
13. Finalidades adicionales compatibles con obligaciones legales y políticas internas.
14. Enviar/recibir comunicaciones comerciales y de atención al cliente.
15. Mantener contacto con clientes actuales y potenciales.
16. Garantizar atención al cliente efectiva.
17. Informar cambios en productos/servicios.
18. Facturación, validaciones, prevención de fraude/LA/FT, verificación de referencias, consultas en listas restrictivas y centrales de riesgo (cuando aplique).
19. Gestión de cobranza, recaudo, seguimiento e historial de pago y reportes a centrales de riesgo (cuando aplique).
20. Notificaciones y uso en procesos judiciales/administrativos según contratación.

V. Información compartida con terceros

Como regla general no se comparten datos. Si es necesario, el Titular autoriza compartir con:

1. Autoridades administrativas/judiciales/policivas/gubernamentales con requerimiento formal.
2. Entidades externas cuando la revelación sea necesaria para cumplir obligaciones legales/regulatorias.
3. Prestadores de servicios/outsourcing/contratistas/personal en misión que requieran acceso para las finalidades.
4. Terceros encargados de entrega de productos/servicios (transporte, mensajería, etc.).
5. Proveedores de analítica web (p. ej., Google).
6. Agencias de publicidad para análisis y mejora de efectividad.
7. Terceros que deseen enviar información propia (con autorización previa del Titular).
8. Gestión de riesgos de fraude, seguridad o vulnerabilidades técnicas.
9. Hacer exigibles términos/condiciones y demás instrumentos contractuales.

En reorganizaciones (fusión, escisión, cambio de control, liquidación), los datos podrán transferirse a la entidad resultante; la autorización del Titular permanecerá vigente.

VI. Derechos de los Titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos (incompletos, inexactos, fraccionados, prohibidos o no autorizados).
• Solicitar prueba de la autorización, salvo excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso dado a los datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones.
• Revocar la autorización y/o solicitar supresión cuando no se respeten principios y garantías (salvo obligación legal/contractual de permanecer).
• Acceso gratuito a sus datos.

VII. Consultas, quejas, rectificaciones y reclamos

Canales de contacto:

• Correo: contacto@lakestonelegal.com
• Celular: +57 320 4583 942

A. Consultas: se atenderán en máximo 10 días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se informará motivo y nueva fecha (máx. 5 días hábiles adicionales).

B. Reclamos y rectificaciones:

• A. El reclamo debe incluir identificación del Titular, hechos, dirección y soportes. Si está incompleto, se requerirá subsanar en 5 días hábiles. Si no se responde en 2 meses, se entiende desistido.
• B. Si el receptor no es competente, trasladará en 2 días hábiles e informará al interesado.
• C. Recibido completo, se incluirá leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.
• D. Término de respuesta: 15 días hábiles desde el día siguiente a la recepción. Si no es posible, se informará motivo y nueva fecha (máx. 8 días hábiles adicionales).
• E. Las respuestas podrán entregarse por medios físicos o magnéticos.

La revocatoria puede ser total o parcial (indicando los datos). Antes de acudir a la SIC, se debe agotar el trámite ante LAKESTONE LEGAL.

VIII. Protección y seguridad

Se adoptan medidas administrativas, técnicas y jurídicas razonables para proteger los datos. El acceso está restringido y solo se permite a personal autorizado o terceros facultados.

IX. Vigencia y transmisión/transferencia

Los datos se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades. Luego se suprimirán o eliminarán conforme a la ley.

• Transferencia: se podrá transferir a otros Responsables en Colombia o el exterior, con autorización previa, expresa e informada del Titular.
• Transmisión: se podrán realizar transmisiones nacionales e internacionales a Encargados para tratamiento por cuenta de LAKESTONE LEGAL, sin requerir nueva autorización.

X. Disposiciones varias

Las modificaciones sustanciales se publicarán en la web u otros medios idóneos. El tratamiento de datos de menores de edad requerirá consentimiento de sus representantes y se realizará conforme a la normatividad aplicable.

Vigencia: rige desde el 31 de octubre de 2025 y se mantendrá hasta que sea modificada o sustituida.